En la mayoría de empresas y cooperativas hortofrutícolas son datos variables (en función de los proveedores, socios y modelo de gestión) pero a todo el mundo le suena esta escena. Alguien abre el correo, descarga el PDF, teclea líneas e importes y busca los albaranes que agrupa cada factura. Después comprueba precios y, si algo no cuadra, llama al proveedor. Luego vuelve a empezar con el siguiente documento.
El volumen es enorme y la mayor parte suele llegar en el peor momento. Hay facturas de envases, cartón y palés, de transporte por cada carga y de servicios de recolección. También de producto comprado a terceros para completar programas, de fitosanitarios, de energía para las cámaras o de mantenimiento de las líneas. Cada proveedor usa su formato y la mayor parte se concentra en plena campaña. Es justo cuando el Departamento de Administración está más saturado y la dirección más necesita saber cuánto le está costando cada pedido vendido.
La consecuencia no es solo el tiempo perdido, sino que el coste llega tarde. Si un gasto aparece en el sistema tres semanas después de producirse, el margen que se calcula hoy es una foto antigua. Además, un albarán que falta o que se factura dos veces se cuela con facilidad cuando la comprobación depende de cruzar documentos uno por uno.
Margaret Documents Finance, la solución de inteligencia artificial de Hispatec integrada en ERPagro, automatiza ese trabajo de principio a fin. Lee los albaranes, las facturas y el resto de documentos de proveedores que llegan al buzón de correo de la organización. Identifica proveedor, líneas, cantidades e importes. Contrasta cada albarán con los pedidos y las entradas registradas. Cuando llega la factura, la cuadra contra los albaranes que agrupa y contra las condiciones pactadas. Si todo cuadra, el documento queda registrado e imputado sin que nadie lo toque. Si algo no encaja, el sistema lo señala y una persona decide. De este modo, administración deja de transcribir y pasa a trabajar por excepción.
Procesar los albaranes y no solo las facturas tiene un efecto directo sobre la gestión. El coste entra en ERPagro desde que se recibe la mercancía o se presta el servicio, sin esperar al cierre de mes del proveedor. El Director Financiero dispone de costes actualizados por centro, por cultivo o por pedido y, así, el Director de Producción puede corregir una desviación mientras todavía hay margen para hacerlo.
Conviene no confundir esto con un OCR o un gestor documental. Un OCR convierte la imagen en texto, pero no entiende lo que lee. No distingue envase de transporte ni relaciona una factura con sus albaranes. Un gestor documental archiva y clasifica, pero el dato no llega a la contabilidad de costes. En ambos casos alguien sigue cruzando documentos y reintroduciendo información en el ERP. Margaret Documents Finance interpreta cada documento en el contexto de la actividad hortofrutícola y, al estar integrada de forma nativa con ERPagro, conoce los proveedores, los pedidos y los centros de coste de cada organización.
El resultado se mide primero en horas que el equipo de administración recupera para analizar, controlar y negociar en lugar de teclear. Pero también se mide en menos errores que acaban en pagos indebidos o reclamaciones y en una contabilidad de costes que avanza al ritmo de la operación. Hispatec lleva cuatro décadas digitalizando la hortofruticultura. Margaret Documents Finance es la siguiente pieza lógica, porque permite que el dato económico se capture en origen, una sola vez y sin errores.
Artículo firmado por Gonzalo Martin-Chief Strategy Officer de Hispatec
